Mit dem mbh-Impuls 10: Arbeitschaos kommt heute wieder mal eine Geschichte mitten aus dem Leben. Wer kennt es nämlich nicht, das „anfallende Zeug“, das täglich, stündlich, sekündlich auf unserem Tisch landet und diesen immer wieder „vermüllt“. Sind wir deswegen unfähig, weil es mal chaotisch aussieht? Oder ist das nicht sogar normal?
Ein Blick in meine kommende Woche zeigt es mir wieder sehr deutlich auf. Eine Vielzahl von Terminen, offenen Aufgaben, Vorbereitungen usw. die irgendwie in diese zeitliche Begrenzung der Arbeitswoche hineinmüssen. Und dabei sind die Dinge, die da noch kommen werden ja nicht einmal berücksichtigt.
All dies „anfallende Zeugs“ will erledigt werden und schreit quasi nach einer Bearbeitung. Arbeitschaos entsteht und droht mich zu überrollen. Dieses Gefühl kennen auch viele meiner Klienten, wenn wir uns mit dem typischen Thema „Zeitmanagement“ beschäftigen.
Bislang ist mir noch keine Führungskraft untergekommen, die nicht über zu wenig Zeit, zu viele Aufgaben, fehlende Struktur, Informationsüberflutung oder irgendein anderes ähnliches Symptom geklagt hat.
Wir haben das Gefühl ohnmächtig zu sein, gegen das, was da alles so anfällt.
Chaos haben wir nicht nur beruflich, sondern auch privat
Spannend finde ich immer wieder den Versuch die private von der beruflichen Welt zu trennen. Im Beruf muss ich das so machen und im privaten Umfeld kann ich das anders machen. Entschuldigung, aber das ist völliger Blödsinn.
Wir alle leben nicht in zwei verschiedenen, voneinander getrennten Zeitebenen namens privat und beruflich. Anfallendes Zeugs prasselt auf uns aus beiden Richtungen ein und fordert ein und dasselbe – unsere Lebenszeit.
Ich zumindest kann eine Sekunde in meinem Leben nur einmal leben, egal ob beruflich oder privat. Da gibt es keine zwei Ebenen, also kann ich das Chaos auch nicht voneinander trennen. Oder hast Du zwei Ebenen? Wenn ja, kann ich etwas abbekommen?
Ein wesentlicher Zusammenhang ist also, dass wir erkennen müssen, dass wir alles in einen Topf werfen müssen. Berufliches organisieren heißt also im selben Moment auch Privates organisieren, denn die Sekunde lässt sich ja nur einmal belegen.
To-do-Listen: gut gedacht, aber schlecht gemacht
Gegen Chaos soll ja bekanntlich Ordnung schaffen helfen, also schaffen wir Ordnung. Wir sortieren Papiere zusammen und fangen manchmal an eine to-do-Liste zu führen. Aber der Stapel wird schön getrennt von der Liste und dann haben wir gern eine auf Papier und noch eine auf dem Rechner, einiges steht direkt im Kalender und einiges nur in der Liste.
Also das Chaos ist zwar gemindert, aber nicht beseitigt. Kommt noch hinzu, dass wir die Einträge in den Listen gern globalgalaktisch halten.
Bei meinem letzten Klienten standen in der to-do-Liste Einträge wie:
- Mitarbeiterziele
- Steuerberater
- Auto
- Abendessen
und ähnliches. Auf mein Fragen hin, was sich denn dahinter verbirgt, erntete ich ein ernstes Gesicht und ich konnte das einsetzende Denken quasi hören.
Als wir dann die Themen vereinzelten, kamen allein beim Stichwort Steuerberater nach längerem Überlegen 8 einzelne Aufgaben heraus. Bei den anderen Punkten war es nicht wesentlich besser.
„Wieviel war Ihre to-do-Liste jetzt im Nachgang wert?“ lautete dann meine Frage und die Antwort bekam ich optisch schneller als verbal. Der Klient lief rot vor Scham an und gestand sich dann ein, dass das, ich zitiere: „kompletter Müll und Nonsens“ war.
„Welche Wirkung hatte die Liste auf Ihr Chaos?“ – „Es hat es eher noch schlimmer gemacht, denn ich musste die Punkte dann nochmal durchdenken, was nochmal Zeit gebraucht hat.“
Zusammenhänge sofort richtig herstellen
Arbeitschaos könnt Ihr nur dann reduzieren, wenn ihr die Dinge sofort vereinzelt und auch tatsächlich als to-do aufschreibt. Ein echtes to-do besteht immer mindestens aus einem Objekt und einer Verrichtung. Garniert ihr das noch mit einer konkreten inhaltlichen Ergänzung, dann taugt Eure to-do-Liste etwas.
Also statt Steuerberater sollte der Eintrag z.B. lauten: Steuerberater wegen Frage zur Höhe der Rechnung aus dem Dezember anrufen. Mit dieser Information kann Euer Gehirn sofort einen konkreten Zusammenhang herstellen und es braucht kein erneutes Überlegen mehr.
mbh-Impuls 10: Arbeitschaos
Zwei Tipps für Euch, die schon am Wochenende auch im Privaten helfen können:
- Trennt nicht mehr zwischen privat und beruflich – Eure Zeit hat keine zwei Dimensionen
- Stellt den konkreten Zusammenhang/die konkrete Anforderung direkt her, dann braucht es keine doppelte Zeit.
Arbeitschaos weiter beseitigen?
Wer mehr wissen will, wie er/sie sein Arbeitschaos beseitigen kann, als wir hier im mbh-Impuls 10: Arbeitschaos darstellen, dem sei unser Angebot Selbstmanagement empfohlen.
Sprecht uns einfach darauf an. Alle Kontaktdaten findet Ihr unter www.mbharder.com.
Unser Angebot gibt es auch als virtuelles Format für Einzelpersonen bis hin zu Gruppen/Teams usw..
Uns jetzt viel Erfolg im Chaos!
Eure managementberatung björn harder